Executive assistant

Descrizione azienda

Openjobmetis ricerca e selezione per azienda cliente operante nel settore TECH una risorsa da inserire come EXECUTIVE ASSISTANT per il supporto dell'alta direzione

Posizione

La risorsa ricercata come Executive Assistant verrà inserita come supporto dell'Alta Direzione dove sarà il punto di riferimento organizzativo per le figure apicali del Gruppo e garantirà l'efficienza operativa quotidiana degli uffici direzionali.

Principali attività della risorsa:

1 Gestione Agende e Segreteria Societaria

• Gestione Agende Complesse: Organizzazione e coordinamento degli impegni di AD Presidente CFO
• Firme Digitali: Gestione dei processi di firma per AD
• Gestione Canali: Presidio della PEC aziendale (della società LBA) e monitoraggio/gestione attiva della posta elettronica del Presidente.
• Documentazione: Compilazione di documenti societari/personali per il management e supporto all’Ufficio Gare nella verifica e inserimento dati.

2. Trasferte e Note Spese

• Organizzazione Viaggi: proposta itinerari, prenotazione hotel e trasporti previa approvazione
• Supporto Amministrativo:
  • Controllo costi trasferte tramite SAP Concur
  • Riconciliazione estratti conto UVET con inserimento CID o WBS mancanti.

3. Gestione Ufficio e Logistica

• Hospitality & Office Management: Accoglienza ospiti in coordinamento con la segreteria al primo piano, mantenimento dell’ordine in Direzione (stock snack/bevande, gestione macchina caffè).
• Logistica CDA: Preparazione della sala, verifica tecnica (PC, sistemi di connessione remota) in base al calendario degli incontri.
• Acquisti: Apertura RDA (Richieste d'Acquisto)in SAP per stock direzione o eventi.

4. Compliance e Reporting

• Istat: Compilazione mensile dei questionari in collaborazione con i dipartimenti Payroll e Risorse Umane.
• HR Support: Gestione Timesheet (AD) e inserimento visite su portale assicurativo.

Requisiti

• Ottima conoscenza della lingua Inglese.
• Ottima conoscenza del Pacchetto Office:
  • Excel: Formule base e somme.
  • Word/PDF: Modifica e gestione documentale avanzata.
  • PowerPoint: Supporto nella creazione/revisione presentazioni
• pregressa esperienza nella mansione di almeno due anni
• La conoscenza di SAP è considerata un forte plus

Completano il profilo ideale proattività, spiccata attitudine al lavoro di squadra e alla collaborazione interdipartimentale, precisione e flessibilità

Altre informazioni

Si offre contratto a tempo determinato come sostituzione maternità

Contratto full time 40 ore settimanali dal lunedì al venerdì dalle 9.00 alle 13.00 e dalle 14.00 alle 18.00

CCNL Metalmeccanico industria, ral i 25.000 euro ed il 28.000 euro + buoni pasto giornalieri dell'importo di 7 euro

Luogo di lavoro: Cologno Monzese ( Mi)

L'annuncio è rivolto a tutte le persone, senza distinzione di sesso, in riferimento al D. Lgs. 198/2006. Rifiutiamo ogni forma di discriminazione, crediamo nelle pari opportunità, nelle diversità e nell'inclusione.