Xecutive assistant / office coordinator

FILIALE: MILANO OFFICESPECIALIZZAZIONE: CORE SKILL - OFFICE

Grafton Office è la specializzazione di Gi Group dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing and Office Management.

Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.

Position Summary

We are looking for an Executive Assistant / Office Coordinator to support the General Manager and the Project Management Team (PMT) of a major Oil & Gas project.

The role ensures smooth administrative operations, efficient documentation flow, and effective communication across a fast‑paced, multicultural project environment.

Key Responsibilities

Administration & Office Coordination

• Manage calendars, meetings, and daily activities for the General Manager and PMT.
• Monitor emails, support documentation workflows, and coordinate office logistics.
• Prepare and update reports, presentations, and spreadsheets.
• Maintain project organization charts and administrative records.
• Support internal communications (HSE updates, progress reports, weekly summaries, site/yard/FATs photos).
• Manage nomination letters and delegation of authority documents.
• Organize team‑building initiatives.

Onboarding & People Support

• Coordinate newcomer onboarding: induction workflow, announcements, contact list updates.
• Prepare and follow up on mission orders, expenses, leave schedules, and timesheets.
• Track administrative requests and project documentation.

Project Support

• Prepare and coordinate weekly and monthly project meetings.
• Support Leader Team action plans and workshops.
• Administer and maintain the Project SharePoint.

HSE & Security Support

• Support HSE reporting (man‑hours, anomalies) and participate in safety tours.
• Manage PPE procurement and follow‑up for Milan/London teams.
• Oversee Level 4 access control and POB monitoring.
• Serve as a member of the Emergency Response Team.

Profile

• Bachelor’s degree.
• Minimum 3 years of experience in administrative support, coordination, or office management roles.
• Strong organizational skills and ability to multitask with attention to detail.
• Proficiency in MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); strong Excel skills are a plus.
• Good IT literacy and ability to learn new tools quickly.
• Excellent communication skills; full professional proficiency in English (French is a plus).
• Proactive, reliable, and able to support a busy management team.
• Team‑oriented mindset and strong interpersonal skills.

Facciamo parte di Gi Group Holding (www.gigroupholding.it ) la prima multinazionale italiana del lavoro, nonché una delle principali realtà a livello mondiale nei servizi dedicati allo sviluppo del mercato del lavoro. Il nostro Gruppo è attivo nei seguenti campi: lavoro temporaneo, Permanent e Professional Staffing, Ricerca e Selezione, Consulenza HR, Formazione, Outsourcing, supporto alla ricollocazione e attività complementari. Siamo presenti in più di 30 Paesi in Europa, Asia e America con un team di oltre 6000 persone.

I valori che ci contraddistinguono: attenzione, passione, apprendimento continuo e innovazione, collaborazione, sostenibilità, responsabilità.

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Gi Group S.p.A. è autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).

L’offerta si intende rivolta a candidati ambosessi, nel rispetto del D.Lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati